パッと伝わる！在宅ワークでできる人のチャット文章力5つのポイント

在宅ワークをするうえでチャットのコミュニケーションは欠かせませんが、こんなお悩みはありませんか。

こんなお悩みを解決します

・何から書き出したらいいのかわからない
・文章作成に時間がかかる
・相手から質問し返されて、やりとりが終わらない
・だらだら書いてしまう

当たり前ですが、ビジネスチャットは友人同士のLINEとは違い絵文字やスタンプは使えません。

あくまでビジネス上のやりとりですので、失礼のない丁寧な日本語で、なおかつ分かりやすい文章で相手に伝える必要があります。

ですが、多くの人が文章を作ることに苦手意識が強いのではないでしょうか。

今回お伝えする5つのポイントを実践していただくと、誰でも簡単に、相手に一度でパッと伝わる文章が作成できるできるようになります。

例文もあるので、ぜひ参考にしてください！

Contents

チャットは在宅ワークの必須ツール
パッと伝わるチャット文章力５つのポイント
【例文】パッと伝わるチャットBefore→After
まとめ

チャットは在宅ワークの必須ツール

チャットはメールと違い、形式的な挨拶文や署名は不要のため、気軽にテンポよく会話に近い形でコミュニケーションを取ることが可能です。

同じオフィスで仕事をするシチュエーションがほとんどない在宅ワーカーにとって、チャットはビジネスの中心となるツールです。

更に、現代人は処理する情報量に対して時間が足りないと感じている人がほとんどです。

そのため、チャットの内容が分かりにくく、コミュニケーションに時間と労力がかかる相手とはなるべく仕事をしたくないと考えています。

相手がパッと理解できて、伝えたいことが伝わるチャット文章力は、現代ビジネスの必須スキルといえます。

パッと伝わるチャット文章力５つのポイント

ポイント1：見出しを付ける

まず、視覚的に分かりやすい文章を作成しましょう。

相手がチャットを見た時に、何について書かれているのかパッと内容が伝わることがポイントです。

見出しを付ける・付けないの違いを、ポイント1：PREP法の例文を使って解説します。

○月○日○時から打ち合わせ可能でしょうか。内容はA社のデザイン案についてです。△日にはA社へ提出する必要があるため、●日までには完成させたいと考えています。日程のご確認をお願いいたします

【日程のご確認】

○月○日○時から打ち合わせ可能でしょうか。

内容はA社のデザイン案についてです。
△日にはA社へ提出する必要があるため、●日までには完成させたいと考えています。

日程のご確認をお願いいたします。

同じ文章ですが、【悪い例】の方は「文章を読む」ことから始めなければなりませんが、【良い例】の方は「文章を見る」ことでどんな内容なのかが分かります。

冒頭に【報告】や【確認】と書いてあるだけで、パッと見ただけで何が書いてある文章なのかがわかるようになります。

相手がチャットを読むためにかける労力が軽減されるように、意識して書いていきましょう。

ポイント2：文章の構成にはPREP法を使う

相手に伝わる分かりやすい文章には「型」がありますので、使っていきましょう。

おすすめはPREP法です。

PREP法は文章を「結論→理由→具体例→結論」という順番で書きます。

PREP法を使うメリットは2つ

相手に伝わりやすい
文章作成がスピードアップできる

PREP法の順番で書いてある文章は、読むと内容が頭に入りやすい流れになっており、理解しやすくなります。

またPREPという構成が決まっているため、書きたい内容を当てはめるだけで文章が作成できます。

そのため何から書き出そう、どこまで書こうと悩む時間を減らせます。

【PREP法で実際に文章を書いた時の具体例】

上司に打ち合わせ日時を打診したいときの文章です。

Point（結論）
○月○日○時から打ち合わせ可能でしょうか。

Reason（理由）
内容はA社のデザイン案についてです。

Example（具体例）
△日にはA社へ提出する必要があるため、●日までには完成させたいと考えています。

Point（結論）
日程のご確認をお願いいたします。

特に重要なポイントは、【結論】から書くということです。

結論から書くことで、相手がチャットを見た時に何が書いてある文章なのかが明確になり、読みやすくなります。

人は結論が分からない文章を読むと、読みながら頭のなかで「この文章は何をいいたいのだろう？」と考えてしまい集中できません。これがストレスに繋がります。

基本的にビジネスの相手はとても忙しく、チャットを読む時間すら惜しい状況だと認識しておきましょう。

チャットがわかりやすいということは、コミュニケーションが取りやすいということでありビジネスをしやすい相手だと認識してもらえます。

チャットを送るときは、必ず結論から伝えるよう意識しましょう。

PREP法を実践するコツですが、文章を書き出す前に【P】【R】【E】【P】をと書き、それぞれの要素を書き出してみることから始めてみてください。

頭の中にある伝えたいことが整理されて、論点がずれることなく文章を作成できます。

ポイント3：主語を明確にする

文章を書くときには、主語が明確になるように意識しましょう。

自分で文章を作成していると、頭の中で自然と主語を補ってしまい主語が抜け落ちてしまうことが良くあります。

文章内に、自分以外の登場人物が出てくる場合に注意が必要です。

誰の意見なのか、誰が誰に確認しているのか等、相手が迷わないように文章を作成しましょう。

主語が抜けていないか確認するためのおすすめの方法は、一度声に出して読んでみることです。

書いた文章を口に出して耳から聞くことで、客観的に読むことができ、主語の抜けにも気付けるようになります。

ポイント4：記号を使う

4つ目からは、少し踏み込んだテクニックです。

相手との関係性によりますが、場合によっては少し砕けた言い回しや、「！」「・・・」といった記号を使うことによって、コミュニケーションが円滑になります。

特に相手が女性だったり、絵文字をよく使う人であれば効果的です。

逆に「、」「。」だけのチャットだと冷たい印象を与えてしまう可能性があるため、相手が送ってくるチャットの温度感を読み取って見てください。

はじめは難しいかもしれませんが、場数を踏んで慣れていきましょう。

ポイント5：リアクション機能を使う

はじめに「ビジネスチャットではLINEと違い絵文字やスタンプは使えません」とお伝えしましたが、実はほとんどのチャットツールにリアクション機能が付いています。

送信されたチャットに対して、チャットツール固有のスタンプや絵文字をリアクションとして付けることができます。

もしやりとりの中で相手がリアクション機能を使っているのであれば、状況に合わせてみなさんも使うようにしてください。

例えば、
「確認お願いします」というメッセージに対して、全員が「承知しました」スタンプで反応しているのであれば、自分も「承知しました」スタンプでお返ししてみましょう。

こういう場面でも頑なに自分ひとりだけがスタンプを使わない状況が続くと、親しみを感じられずコミュニケーションが取りづらいという印象を与えてしまうかもしれません。

適度な親近感はビジネスを行ううえでプラスに働くため、相手との距離感を読み取ってリアクション機能も使っていくようにしましょう。

【例文】パッと伝わるチャットBefore→After

今のポイントを意識したチャットを実際の例文で確認してみましょう。

場面は、クライアントから意見を求めれ返信するところです。

Before：ポイントを意識しないチャット

クライアント

お疲れ様です！
次に展開するコンテンツですが2パターンあって方向性に悩んでいます。
ABどちらがいいかご意見ください。

お疲れ様です。
A案とB案の違いですが、リリースまでにかかる時間の違いでしょうか？先日の話しですが、顧客ニーズを調査したうえで念入りにコンテンツを準備していたのですが、リリースしたところあまり反響がないことがありまして。恐らく、時期的なところもあり顧客ニーズが変化してしまったのではないかと考えています。B案のコンテンツの方が充実していてとても魅力的ですが、A案の内容でも十分かもしれません。
今回はコンテンツの充実よりもスピード感を重視してA案の方がよろしいと考えます。

After：ポイントを意識したチャット

クライアント

お疲れ様です！
次に展開するコンテンツですが2パターンあって方向性に悩んでいます。
ABどちらがいいかご意見ください。